Manual do usuário — Mosaic Escritório

Índice

1. Primeiros passos

1. Entre com o usuário administrador e troque a senha, como o sistema pede no primeiro acesso.
2. Abra "Escritório" e preencha os dados e o contador responsável. Eles vêm prontos em cada cliente novo.
3. Abra "Clientes" e clique em "Cadastrar cliente". Digite o CNPJ e clique na lupa: a razão social, o endereço, o CNAE e a inscrição estadual vêm da Receita.
4. Confira o regime tributário e salve. O sistema instala o plano de contas, as regras fiscais e as rubricas do cliente.
5. No topo da tela, escolha o cliente e a competência. Todas as telas seguem essa escolha.
6. Em "Usuários", cadastre quem trabalha no escritório, com uma senha provisória. No primeiro acesso, cada um é obrigado a trocar. Só o administrador abre essa tela.

2. Fiscal

1. "Regras fiscais": diga o que cada operação faz (imposto, crédito, SPED e conta contábil). Mudou a regra? Crie nova vigência; o passado não muda.
2. "Importar XML": envie vários arquivos ou um ZIP. Um arquivo com erro não trava os outros, e o relatório mostra o motivo.
3. "Busca de notas": NF-e e CT-e direto da SEFAZ e NFS-e do ADN, com o certificado de cada cliente, de 12 em 12 horas e pelo botão (mínimo de 1 hora). A busca lê a fila até o fim; compra que chega só em resumo recebe a ciência da operação e o XML completo vem na busca seguinte. Com o certificado do escritório, as notas emitidas pelos clientes com o escritório em autXML entram no Fiscal de cada um. Só produção entra na escrita.
4. "Análise dos XML": cada nota que entra no Fiscal é conferida na hora (CFOP inexistente ou incompatível com a operação, NCM fora da TIPI, CST que não bate com alíquota e valor, CST de ST com CFOP sem ST, CST do IBS/CBS e cClassTrib, duplicada e cancelada). O painel fiscal avisa quando há apontamento. As abas mostram o cruzamento XML × escrita (compra que a SEFAZ mostra e não está na escrita, numeração própria faltando, total diferente dos itens, lançamento sem XML), os fornecedores que mais erram nos últimos 12 meses e o resumo pronto para enviar ao cliente por WhatsApp ou e-mail, depois de conferido.
5. Cada documento importado gera o lançamento contábil. Sem regra para a operação, ele fica pendente com o motivo, sem lançar em conta errada.
6. "Apurações": confira a memória de cálculo nota a nota e compare competências.
7. "Arquivos fiscais": gere EFD e Sintegra com a auditoria própria de cada arquivo.

3. Auditoria de SPED recebido

Para o cliente que manda a EFD pronta: envie a EFD ICMS/IPI e a EFD-Contribuições. O sistema lista erros, correções sugeridas e notas faltantes contra os XML importados. Se o CNPJ ou a competência não baterem com o cliente escolhido, o arquivo é recusado.

4. Contábil

• "Plano de contas": confira as contas e o vínculo com o plano referencial antes de gerar ECD e ECF.
• "Extratos e conciliação": envie o PDF, OFX ou CSV. As linhas vão para Identificados, Preencher, Duplicados ou Não importar. Linha sem regra nunca é lançada sozinha.
• "Balancete", "DRE" e "Balanço patrimonial" têm item próprio; "DLPA, DMPL e fluxo de caixa" reúne as demais demonstrações.
• "LALUR e LACS": Parte A, Parte B, prejuízo fiscal e cálculo de IRPJ e CSLL. "IRPJ e CSLL" cobre estimativa, Presumido e Arbitrado.
• "Encerramento": apura o resultado e trava o período fechado.

5. Relatórios gerenciais

Escolha mês, trimestre, ano ou intervalo. Veja indicadores com a fórmula, a DRE clicável até o lançamento e os insights. Escreva seu comentário e use "Apresentar ao cliente" ou gere o PDF. As faixas de OK, Atenção e Crítico são referência interna e podem ser ajustadas.

6. Departamento Pessoal

Cadastre funcionários e vínculos, informe as variáveis e calcule a folha. Férias, 13º e rescisão ficam em telas próprias, e a rescisão pode ser simulada sem gravar. A tela "eSocial" mostra os eventos na ordem de envio e os retornos.

Em "Admissão digital", abra a admissão com o nome, o WhatsApp e os dados do contrato. O funcionário recebe um link que vale 7 dias e abre sem senha; ele preenche a ficha e envia os documentos, e não vê salário nem cargo. Quando a ficha chegar, confira os dados e os documentos, devolva para correção se precisar e clique em "Concluir e cadastrar o funcionário". Só então nascem o funcionário, os dependentes e o vínculo, e o S-2200 entra no lote do eSocial. Cancelar uma admissão apaga a ficha e os documentos.

Na conferência, "Conferir CPF" envia ao Serpro só o CPF e o nascimento e compara com a base da Receita: nascimento, nome e situação do CPF. O Serpro cobra cada consulta respondida, inclusive a divergente, por isso o resultado fica guardado e só se consulta de novo se o CPF ou o nascimento mudarem. A chave é a de um contrato próprio da Consulta CPF, informada em Integra Contador › Configuração. Sem a chave, a admissão segue funcionando sem essa conferência.

"Importar ponto" lê o AFD do relógio (Portarias 671 e 1510) ou uma planilha CSV de totais e mostra uma prévia. Nada vai para a folha antes de você aplicar. Comissão e adiantamento ficam como estão. No AFD, as horas saem da comparação com a jornada, com tolerância de 10 minutos por dia, e domingo e feriado vão para 100%. Dia sem batida e batida ímpar aparecem nas observações: falta, banco de horas e compensação são por sua conta.

Antes de fechar, abra "Conferência da folha". Ela compara a folha com o cadastro, com o mês anterior e com os totalizadores do eSocial colados na tela "eSocial".

• Erro: folha desatualizada, líquido negativo, faltas acima dos dias, desligado sem rescisão, salário abaixo do piso ou diferença no S-5001, S-5003 ou S-5013. Segura o fechamento até ser corrigido ou marcado como conferido.
• Atenção: variação sem motivo, redução de salário, rubrica que sumiu, data-base sem reajuste ou convenção vencida. Não segura o fechamento.
• Informação: mudança com motivo conhecido, como férias, afastamento, admissão ou reajuste.
• A marca de conferido guarda quem revisou e o motivo. Se o valor mudar, o apontamento volta. O percentual de variação fica no fim da tela e vale para todos os clientes.

7. Obrigações e radar de legislação

• "Central de obrigações": o calendário do cliente, com gerar arquivo e registrar recibo. "Agenda da carteira" mostra todos os clientes.
• "Radar de legislação": o que muda, quando vigora e o que fazer. Se o leiaute de uma competência estiver defasado, o sistema avisa ou bloqueia a geração.
• "Base legal": as tabelas usadas, com fonte. "A confirmar" significa que a fonte oficial ainda não foi lida; confira antes de usar.

8. Envios, guias e Integra Contador

"Canais de envio" mostra a fonte e o custo de cada um. O preço da chamada do Integra Contador aparece antes de executar.

9. Cobrança de documentos e atendimento

1. Cadastre os contatos do cliente e o modelo de documentos esperados.
2. Conecte o WhatsApp: informe o número e leia o QR Code.
3. Ligue a régua por cliente. Ela vem desligada e só cobra o que falta de verdade.
4. Em "Atendimento", responda com anexo, ouça o áudio com a transcrição ao lado e vincule o arquivo recebido ao documento cobrado.
5. Fila e responsável: em Atendimento, "Na fila" mostra as conversas sem dono. Assuma, transfira, defina o setor ou encerre; quem responde uma conversa da fila passa a cuidar dela, e conversa encerrada reabre se o cliente voltar a falar.
6. WhatsApp desconectado: uma faixa vermelha aparece em todas as telas, com o botão de reconectar, e o e-mail do escritório é avisado depois de 5 minutos. As mensagens ficam guardadas na fila e saem ao reconectar; aviso de honorário com 2 dias ou mais não sai mais.

10. Emissor e acesso do cliente

• "Emitir nota": NF-e, NFC-e e NFS-e, com sugestão pela regra fiscal. Erro da SEFAZ vem explicado, com atalho para o campo. A nota autorizada em produção entra sozinha no Fiscal.
• "Acesso do cliente": crie o login e marque o que ele pode fazer: tipos de nota, cancelar, relatórios e limite.
• "Planos e cobrança": defina mensalidade, franquia e valor por nota, e veja quanto cobrar de cada cliente. Plano suspenso bloqueia só nota nova.

11. Certificados e comissão

Acompanhe a validade de todos os certificados. A Mosaic avisa o escritório com 30 dias, de novo com 15 e, de 10 dias até o vencimento, todo dia. O cliente só é procurado depois que você confirmar em "Renovações". As vendas e a comissão aparecem em "Comissões"; a comissão fecha no último dia do mês e é paga no dia 10.

Societário: legalização, alterações e baixa

1. Em "Legalização e alterações", abra o processo e informe a UF: ela define a junta e a regra de assinatura.
2. Preencha Empresa e Sócios. Anexe os documentos ou traga os que chegaram no WhatsApp. "Ler dados" adianta a digitação; confira cada campo no documento.
3. Gere o contrato ou a alteração, resolva o que estiver [A CONFIRMAR] e aprove.
4. Siga o que a tela mostra para a junta: em algumas o sócio assina o PDF, em outras assina no portal da junta. A tela cita a fonte e avisa quando é preciso confirmar com a junta. O escritório nunca recebe senha nem código do gov.br.
5. Nas etapas feitas no portal, abra o link, faça a etapa e registre o protocolo.

No cadastro do cliente, a busca do CNPJ traz sócios, qualificação e capital social; CPF e nascimento ficam pendentes para completar. O distrato social ainda não é gerado: na baixa, anexe o documento feito pelo escritório.

12. Solicitações e quadro

• "Caixa de solicitações": tudo o que o escritório precisa fazer, com número (S-000123), cliente, setor, responsável, prioridade e prazo. Os quadrinhos do alto filtram abertas, não lidas, vencidas e sem prazo.
• De onde vem: aberta pela equipe; de uma conversa do Atendimento (WhatsApp ou e-mail), em "Transformar em solicitação"; do cliente, em "Pedidos ao escritório" no portal; e das rotinas do mês.
• Sem responsável escolhido, vale o responsável do cliente na Agenda da carteira. Sem nenhum, fica na fila do setor.
• "Quadro por setor": cada setor tem as suas colunas. Arraste o cartão para mudar a etapa. Concluídas ficam no quadro por 7 dias.
• Concluir depois do prazo pede o motivo do atraso; adiar um prazo pede o motivo da prorrogação. Cada mudança fica no histórico da solicitação, junto com a conversa da equipe, que o cliente não vê.
• "Satisfação": ligada pelo administrador, pergunta de 1 a 5 ao concluir um pedido que veio do cliente, no máximo uma vez a cada 7 dias por contato. Nota 1 ou 2 abre uma solicitação de prioridade alta no Atendimento. No portal, o cliente avalia o pedido concluído.
• "Colunas e rotinas" (administrador): setores, colunas e o que cada uma significa, motivos de atraso e prorrogação, e rotinas que abrem uma solicitação por cliente no dia escolhido de cada mês, sem repetir.

13. Honorários e cobrança

• "Contratos": valor mensal, dia de vencimento, início, serviços incluídos, 13º honorário e reajuste de cada cliente.
• "Faturamento": o botão Faturar gera um título por cliente na competência, com a mensalidade e os serviços extras lançados. Rodar de novo não duplica. O padrão é o honorário de outubro vencer em novembro; dá para mudar na configuração.
• Serviço fora do contrato: lance em Faturamento ou em "Cobrar este serviço", na ficha da solicitação. Entra no próximo título do cliente.
• "Régua e Asaas": com a chave do Asaas, cada título ganha a fatura com boleto e Pix, e o pagamento dá baixa sozinho. Sem o Asaas, a baixa é manual e a mensagem vai sem link.
• A régua vem desligada. Ligada, avisa antes e no vencimento e cobra depois, pelo WhatsApp ou e-mail do contato do Financeiro, só no expediente. Título pago não é cobrado, e aviso atrasado mais de 2 dias não dispara.
• Reajuste pelo IGP-M: o cliente é avisado 30 dias antes do aniversário do contrato, e no dia o contrato passa a valer o novo valor. IGP-M negativo não reduz; sem os 12 índices, fica pendente.

14. Funil de vendas

• "Funil de vendas": cada prospect é um cartão com contato, honorário proposto e próximo contato. Arraste entre as etapas; a busca de CNPJ preenche a empresa, e o CNPJ é opcional enquanto a empresa não abriu.
• "Para fazer": contatos vencidos ou de hoje e negócios sem interação há 7 dias ou mais.
• Na ficha, registre cada contato e marque o próximo. "Enviar pelo WhatsApp" já traz o texto da proposta para ajustar, e a resposta aparece em Atendimento.
• Ganhamos: o sistema cadastra o cliente (ou liga ao que já existe pelo CNPJ), o contato, o contrato de honorários, a implantação como serviço extra e as solicitações de entrada que você marcar. A régua só envia para o contato com o consentimento marcado.
• Perdemos: pede o motivo. Os indicadores mostram conversão, tempo até fechar, origem dos negócios e motivos de perda. A previsão multiplica o honorário pela chance de cada etapa, configurável em "Etapas e motivos".

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